در این مقاله قصد داریم بصورت خلاصه و کاملا کاربردی اهمیت وجود نرم افزار را برای موسسات خیریه تبیین نماییم.
آنچه همواره برای موسسات خیریه در درجه اول اهمیت قرار دارد این است که بتوانند درآمد موسسه خود را افزایش دهند تا بتوانند خدمات گسترده تر و وسیع تری در سطح کشور داشته باشند و در کارزار کنونی خیریه ها بتوانند خوش بدرخشند. مکانیزه سازی دقیقا همان چیزی است که موسسات خیریه برای رسیدن به اهداف والای خود به آن نیاز دارند و بدون آن نمیتوانند فعالیت های وسیع و بزرگی داشته باشند. بنابراین سهل انگاری و عدم توجه به موضوع مکانیزه سازی میتواند سطح کیفی عملکرد موسسات خیریه را به شدت کاهش دهد.
کلید رسیدن به این سطح از پیشرفت در یک کلمه خلاصه میشود و آن "مکانیزه سازی" است.
مکانیزه سازی مجموعه ای از راهکار های عملی از پیش تعیین شده است که سبب دخالت هرچه کمتر انسان در فعالیت های جاری موسسات خیریه و در پی آن کاهش خطای انسانی و افزایش بهره وری میگردد.اما مکانیزه سازی نیز دارای اصولی است که عدم رعایت آنها سبب ایجاد خلل بزرگ بر پیکره اجرایی موسسات خیریه میگردد. در ادامه به بررسی اصول مکانیزه سازی ویژه موسسات خیریه میپردازیم تا بتوان به کمک این اصول موسسات را در ریل پیشرفت قرار دهیم.
راه حل در یک کلمه استفاده از " پورتال آرشیت" است. پورتال آرشیت سبب میشود موسسات با توجه به نیازمندی ها و الویت بندی های عملکردی خود گزارشات دقیق و درستی دریافت کنند. البته نمیتوان گفت تمام نرم افزار ها میتوانند همه اصول مکانیزه سازی را رعایت کنند اما میتوان به جرئت گفت پورتال نیکوکاری و مددکاری آرشیت تمام اصول مکانیزه سازی را به پشتوانه تجربه عملی و علم میدانی رعایت مینماید.
پورتال آرشیت در یک کلام باید هر آنچه در موسسه خود به آنها احتیاج دارید در اختیار شما قرار میدهد.
جهت مشاهده ویژگی های کامل پورتال آرشیت کلیک کنید.
پاسخ این سوال در را میتوان در امکاناتی که پورتال آرشیت در اختیار مخاطبان خود قرارداده است، یافت، چراکه هر یک از این امکانات به درخواست موسسات و با تجارب کاربردی ایجاد شده است. به عبارتی دانش و تجربه کافی لازمه برآورده نمودن نیازهای موسسات نیکوکاری از طریق مکانیزه سازی است.
در یک نتیجه گیری کلی میتوان گفت لازمه پیشرفت یک موسسه، مکانیزه سازی است و راه درست مکانیزه سازی نرم افزار های خیریه است و با توجه به سابقه فعالیت و امکانات بیشمار پورتال آرشیت، این نرم افزار بهترین یاور موسسات در مسیر پر فراز و نشیب مکانیزه سازی خواهد بود.
جهت مشاهده امکانات"پورتال نیکوکاری و مددکاری آرشیت" کلیک کنید.
این متن دومین مطلب آزمایشی من است که به زودی آن را حذف خواهم کرد.
زکات علم، نشر آن است. هر
وبلاگ می تواند پایگاهی برای نشر علم و دانش باشد. بهره برداری علمی از وبلاگ ها نقش بسزایی در تولید محتوای مفید فارسی در اینترنت خواهد داشت. انتشار جزوات و متون درسی، یافته های تحقیقی و مقالات علمی از جمله کاربردهای علمی قابل تصور برای ,بلاگ ها است.
همچنین
وبلاگ نویسی یکی از موثرترین شیوه های نوین اطلاع رسانی است و در جهان کم نیستند وبلاگ هایی که با رسانه های رسمی خبری رقابت می کنند. در بعد کسب و کار نیز، روز به روز بر تعداد شرکت هایی که اطلاع رسانی محصولات، خدمات و رویدادهای خود را از طریق
بلاگ انجام می دهند افزوده می شود.
این متن اولین مطلب آزمایشی من است که به زودی آن را حذف خواهم کرد.
مرد خردمند هنر پیشه را، عمر دو بایست در این روزگار، تا به یکی تجربه اندوختن، با دگری تجربه بردن به کار!
اگر همه ما تجربیات مفید خود را در اختیار دیگران قرار دهیم همه خواهند توانست با انتخاب ها و تصمیم های درست تر، استفاده بهتری از وقت و عمر خود داشته باشند.
همچنین گاهی هدف از نوشتن ترویج نظرات و دیدگاه های شخصی نویسنده یا ابراز احساسات و عواطف اوست. برخی هم انتشار نظرات خود را فرصتی برای نقد و ارزیابی آن می دانند. البته بدیهی است کسانی که دیدگاه های خود را در قالب هنر بیان می کنند، تاثیر بیشتری بر محیط پیرامون خود می گذارند.
در حال حاضر رویکرد های مدیریت موسسات نیکوکاری به دو دسته مکانیزه و سنتی تقسیم می شود. به‌عبارتی مؤسسات نیکوکاری ای هستند که همچنان به‌صورت سنتی و محلی اداره میشوند و مؤسساتی هستند که فعالیت و حوزه گسترده‌تری دارند و ترجیح می دهند به‌صورت مکانیزه، مؤسسات خود را مدیریت کنند. اما مؤلفه‌هایی که این دو رویکرد مدیریتی را متفاوت می کنند چه چیزهایی است و چه عواملی باعث میشود که یک مؤسسه نیاز به مکانیزه‌سازی را درک کنند؟
۱. حوزه نیکوکاری:
ارتباط با تعداد گسترده‌تری از جامعه نیکوکاران و جذب آنها از سراسر کشور بزرگ‌ترین عاملی است که یک مؤسسه را به سمت درآمد بیشتر سوق می دهد. بنابراین راهکارهای جذب و حفظ نیکوکاران از مؤلفه‌های حرکت به سمت مکانیزه‌سازی خیریه بشمار می رود، در موسساتی که رویه فعالیت آنها با رویکرد مکانیزه پیش میرود ارتباط میان نیکوکار و موسسه حتی برای نیکوکارانی که بصورت موردی اقدام به پرداخت کمک میکنند، قطع نمیشود و برای آنها پنل کاربری ایجاد میشود تا هر زمانی که قصد پرداخت کمک هایشان را داشتند، به سهولت اقدام به پرداخت مبالغ کمک خود کنند.
تحقیقات اخیر در ایستم خیریه های دنیا نشان داده، نیکوکاران جذب مؤسساتی میشوند که بتوانند ارتباطی تعاملی و دوسویه با آنها برقرار کنند. در مؤسسات خیریه با رویکرد مکانیزه ارتباط با نیکوکاران از طریق پیامک‌های تشکر، تبریک مناسبت‌ها و تولدها، نظرسنجی، صدور قبض‌ها و تماس‌های تلفنی دوره ای حفظ میشود. همچنین شفافیت حاصل از مکانیزه‌سازی خیریه باعث ایجاد اعتماد در نیکوکاران میشود که عاملی دیگر در وفاداری و پرداخت بیشتر وجوهات کمک به موسسه است. سیستم نظرسنجی از نیکوکاران که به‌صورت مکانیزه و بسیار آسان صورت میگیرد، حس تعامل و تاثیر داشتن را در نیکوکاران تقویت میکند چراکه هر نیکوکار می‌داند با ارائه نقطه نظرات خود میتواند در روال فعالیت ها و پیشرفت مؤسسه نقش مهمی ایفا کند.
سهولت در پرداخت و کمک‌های نقدی و غیرنقدی نیز یکی دیگر از تفاوت‌های مؤسسات سنتی و مؤسسات مکانیزه است. پرداخت مبالغ کمک در مؤسسات سنتی تنها از طریق پرداخت حضوری و یا شماره حساب افراد صورت میپذیرد، که این خود عاملی بازدارنده در افزایش درآمد موسسه است. اما در مؤسسات مکانیزه، اپلیکیشن ها و درگاه‌های پرداخت آنلاین این امر را بسیار ساده نموده اند و درآمد موسسه را به شکل قابل توجهی افزایش داده اند.
برای مثال یک نیکوکار برای کمک میتواند از درگاه‌های پرداخت بر روی وبسایت یا درگاه پرداخت اختصاصی
نرم افزار خیریه و یا اپلیکیشن اختصاصی استفاده کند که در این صورت وجه مستقیماً و بدون واسطه به حساب مؤسسه واریز میشود.
اپلیکیشن موبایلی اختصاصی برای مؤسسات نیکوکاری علاوه بر امکان پرداخت، امکاناتی اعم از پروفایل کاربری، یادآوری زمان پرداخت، جمع‌آوری کمک‌ها، واکشی گزارشات دقیق و اخبار روز خیریه را نیز به نیکوکاران ارائه میدهد. (برای مشاهده نمونه ای از اپلیکیشن موبایلی خیریه ها روی این لینک کلیک کنید)
یکی دیگر از
نرم افزار‌های خیریه بسیار مؤثر در درآمدزایی مؤسسات مکانیزه اپلیکیشن مامور و
نرم افزار صندوق صدقات است.
توزیع و جمع‌آوری صندوق‌های صدقات در مؤسسات سنتی یکی از بخش‌های هزینه‌بر است که نیاز به نیروی انسانی زیاد و مدیریت و پایش بسیار دقیق دارد اما در مؤسسات مکانیزه این بخش بر‌عهده سیستم های مدیریت صندوق های صدقات است و سرعت، سهولت، شفافیت و درعین‌حال درآمد بسیار بالایی را عاید مؤسسات نیکوکاری می کند و نیاز به هزینه و نیروی انسانی زیاد هم از بین میرود.(اطلاعات بیشتر درباره اپلیکیشن را اینجا بخوانید).
2. حوزه مددکاری:
یکی از پرتنش‌ترین و حساس‌ترین بخش‌های مؤسسات نیکوکاری بخش مددکاری است. چرا که تعامل با مددجویان، تخصیص مستمری بر اساس وضعیت به‌روز شده آنها و کنترل پرونده‌ها و اطلاعات حاصل از آنها نیازمند سرعت و محاسبات دقیقی است که میتوان گفت از عهده یک موسسه با رویکرد سنتی خارج است. در مؤسسات مکانیزه پایش وضعیت خانوار و تعیین میزان مستمری بر اساس فیلترهای ازقبل‌تعیین‌شده مثل سن فرزندان، جنسیت فرزندان، وضعیت تحصیلی آنها صورت میگیرد و همچنین پرداخت‌های ماهانه در موعدهای مقرر به‌صورت سیستماتیک انجام میشود و با بهره‌مندی از هوش مصنوعی ارزیابی وضعیت خانوار به دقیق‌ترین شکل انجام می شود.
3. مدیریت داخلی:
از گذشته تاکنون مدیریت مؤسسات نیکوکاری به دلیل ماهیت داوطلبانه بودن، کاری پرحاشیه و واقعاً چالش‌برانگیز بوده است. چراکه هر فردی در مؤسسه نظریه و ایده ای برای هزینه‌ها، درآمدها،کنترل امور و . دارد و بسیار شاهد اختلاف نظرات مدیریتی در تصمیم گیری های سطح کلان موسسه بوده ایم. مشکلاتی از این دست، همواره با افزایش گستره فعالیت های یک موسسه بیشتر میشود و با تغییر مدیران و حتی گاهی کارمندان ساختار موسسه نیز دستخوش تغییرات می شود. بنابراین، این چالش‌ها خود مؤلفه‌ای دیگر برای میل به مکانیزه‌سازی خیریه است. چراکه در مکانیزه‌سازی خیریه، قوانین بر اساس اصول و خط‌مشی های موسسه شکل میگیرد و امور به صورت کاملا برنامه ریزی شده و دقیق انجام می گیرد و به عبارتی اعمال نظر شخصی در انجام امور،تخصیص وظایف و حتی ارائه گزارشات و میزان کمک به مددجویان از بین می رود. همچنین علی‌رغم یکپارچگی و هماهنگی میان بخش های مختلف، هر بخش به‌صورت کاملاً مستقل فعالیت میکند و نظارت بر عملکرد تمامی بخش ها توسط مدیریت امکان پذیر است.
علاوه بر بخش های مختلف، یکپارچگی و هماهنگی میان شعب مختلف مؤسسه نیز در مکانیزه‌سازی خیریه به‌راحتی ممکن است،(برای مطالعه بیشتر در این مورد به اینجا بروید) گزارش گیری و به بیان دقیق‌تر گزارشگیری صادقانه و سریع از کارمندان یکی از چالش‌های مدیریتی محسوب میشود، اما در مؤسسات مکانیزه این گزارش‌ها تنها در عرض چند دقیقه و با فرمت های متفاوت و درعین حال بسیار دقیق صورت می گیرد.
تخصیص وظایف و نظم حاکم در موسسات نیکوکاری نظارت بر امور را برای مدیران راحت تر می کند هرچند که در مؤسسات مکانیزه مدیر تنها از طریق یک سیستم میتواند عملکرد تمامی بخش‌ها را رصد کند و نقاط ضعف و قوت مؤسسه را بررسی کند، درحالی‌که در مؤسسات سنتی این امر تنها با نظارت‌های حضوری و جلسات مکرر و زمانبر ممکن می شود. به طور خلاصه فعالیت با رویکرد مکانیزه نیاز به نیروی انسانی و هدر رفت زمان و انرژی را به حداقل می‌رساند.
4. درآمدزایی:
عامل دوام مؤسسات نیکوکاری درآمد آنهاست. به عبارتی مؤسساتی میتوانند پایدار بمانند که بتوانند نیکوکاران وفادارتر و بیشتر را به خود جذب نمایند. اما آیا دستیابی به این مؤلفه ساده است؟
درآمدزایی مؤسسات نیکوکاری آن‌هم در شرایط بحرانی این روزها نیازمند عوامل زیادی همچون شفاف‌سازی، گسترش دامنه معرفی و ارتباط، جذب نیکوکاران، به‌روز بودن و ساده‌سازی راه‌های ارتباطی برای نیکوکاران میباشد.
شاخص بودن به این معنا که در حوزه فعالیتی شما افراد شما را بشناسند و برای کمک، شما را به دیگران ترجیح بدهند. دستیابی به تک‌تک این عوامل نیازمند پیمودن مسیری است که قطعاً به شیوه‌های سنتی امکان‌پذیر نیست. چراکه تمامی این عوامل مواردی هستند که مشخصاً نیاز به بهره‌وری از تکنولوژی‌ها و امکانات به‌روز دارند. برای مثال شما تنها با داشتن یک
وبسایت اطلاع‌رسانی خیریه نمی‌توانید شفاف‌سازی کنید و اعتماد نیکوکاران را به خود جلب کنید و یا از طریق بارگذاری یکسری عکس و اخبار نمی‌توانید یک مؤسسه شاخص و بنام در سطح کشور باشید.به طور خلاصه همان‌طورکه در مؤلفه‌های قبل ذکر شد، بهره‌مندی از هوش مصنوعی و تکنولوژی‌های به‌روز امکاناتی را در اختیار مؤسسات و نیکوکاران قرار میدهند که امکان دستیابی به این موارد را میسر میکند و به تدریج هر یک از این موارد تبدیل به استانداردهایی میشوند که میتوانند بقای یک مؤسسه سنتی را به خطر بیندازند.
با سلام
یکی از مشکلات خیریه ما در زمینه عدم تجمیع اطلاعات است.بطوری که ما را در مدیریت خیریه دچار مشکل کرده است.افزونگی داده و عدم وجود نظام ساختار اداری مشکلی است که ادامه فعالیت را برای موسسه ما سخت کرده است در این زمینه چه پیشنهاداتی دارید؟
سلام
خدمت این دوست عزیز باید عرض کنم که مدیریت خیریه بروش سنتی چالشی است برای تمام موسسات که بصورت مکانیزه مدیریت نمیشوند. تنها راه رفع این مسئله مکانیزه سازی خیریه است.
برای مکانیزه سازی خیریه ها راه چاره استفاده از نرم افزار های خیریه است. که به دو روش میتوانید از آنها بهره مند شوید. یکی نوشتن یک نرم افزار اختصاصی خیریه و دیگری استفاده از نرم افزار های خیریه موجود است.
به شخصه سفارش یک نرم افزار اختصاصی را پیشنهاد نمیکنم چون این در اصل از نو اختراع کردن چرخ است. زمانی که یک نرم افزار خیریه به منظور مدیریت موسسات خیریه ساخته شده که موسسات خیریه فراوانی از آن استفاده میکنند و برالی آنها رضایت بخش است، استفاده از یک نرم افزار سفارشی کاری اشتباه است.
نرم افزار خیریه آرشیت یکی از آن دسته از نرم افزار هاست که بنده به واسطه سابقه فعالیتم در موسسات خیریه دیدم و جدا از کاربردی بودن آن، عملکرد تخصصی در خیریه ها را نمیتوان نادیده گرفت.
بطور کلی بهترین راه برای مکانیزه سازی خیریه استفاده از پورتال آرشیت است.
نقطه اشتراک تمام موسسات خیریه، نیکوکاران آنهاست. نیکوکاران درتمام موسسات خیریه رکن اصلی در درآمدزایی هستند و سرمایه گذاری روی جذب حداکثری نیکوکاران به معنای سرمایه گذاری روی تقویت مهمترین رکن درآمدزایی موسسه است. بعبارت دیگر ثبت اطلاعات کامل نیکوکاران و توانایی های آنها سبب ارتباطی تنگاتنگ و دوسویه خیریه با نیکوکار میگردد. اما سامانه مدیریت نیکوکاران باید چه ویژگی هایی را دارا باشد:
آنچه موسسات خیریه باید به آن توجه فراوانی داشته باشند، ثبت دریافتی های موسسه خیریه از محل وجوهات نیکوکاران است که اهمیت آن هنگام دریافت بیلان های مالی و نمودار های درآمدی موسسه کاملا مشخص میگردد. از طرفی دریافت وجوهات بدون ایجاد سند مالی برای آنها سبب ایجاد تعارض و اختلاف در ترامه های موسسه خیریه میگردد. پس آنچه باید به آن توجه نمود آن است که ثبت اسناد مالی در موسسه به منظور جلوگیری از وقوع تعت مالی از اقدامات لازم برای موسسات خیریه است. اما نرم افزار قبوض خیریه باید دارای چه ویژگی هایی باشد:
3.سامانه مدیریت صندوق صدقات:
یکی از بخش های مهم و حیاتی در برخی از موسسات خیریه، بخش صندوق صدقات است. این بخش در موسسات یکی از پردرآمد ترین و پر بازده ترین بخش هاست که سبب میشود علاوه بر جمع آوری مالی از نیکوکاران، یک مسیر تبلیغاتی نیز برای موسسه باشد که با تبلیغات در سطح محلات سبب افزایش نیکوکاران موسسه و در نتیجه افزایش بازدهی موسسه میگردد. به همین منظور وجود یک نرم افزار صندوق صدقات برای سیستماتیک کردن رویه های مربوط به سفارش صندوق صدقات خیریه، جزو موماتی است که چشم پوشی از آن عواقب جبران ناپذیری برای موسسات خیریه خواهد داشت. اما برای انتخاب یک نرم افزار صندوق صدقات خوب باید به چه نکاتی توجه نمود:
سفارش تاج گل، بنر و استند برای مراسمات شادی و یا ترحیم، از جمله مواردیست که تقریبا در اکثر مراسمات وجود دارد. اما برخی از نیکوکاران به جای سفارش این تاج گل ها یا بنر ها به مجموعه های متولی این امر، به خیریه ها این سفارش را میدهند که سبب جمع آوری مالی از این طریق میگردد. اما عدم هماهنگی بخش های مختلف موسسه در اجرای درخواست های نیکوکاران سبب بروز مشکلات در بخش تاج گل خیریه میگردد. پس استفاده از نرم افزار تاج گل خیریه، ضروری و حیاتیست. اما نرم افزار مدیریت تاج گل باید چه ویژگی هایی را داشته باشد:
بخش مددکاری موسسات خیریه جزو آن دسته از قسمت هایی است که همواره نیاز به پایش و کنترل دقیق دارد. این بخش تقریبا در تمام موسسات خیریه وجود دارد و مدیریت این بخش همواره یکی از چالش برانگیزترین قسمت های یک موسسه خیریه است. اما واگذاری این بخش به یک نرم افزار مددکاری پرقدرت، سبب افزایش چشمگیر و روزافزون سرعت فرآیند های اجرایی بخش مددکاری خیریه میگردد. اما چه ویژگی هایی این افزایش سرعت را رقم میزند:
دریافت مبالغ ماهیانه کمک بصورت مداوم از نیکوکاران در سرفصل های کمک عام به موسسه یا کمک خاص به مددجو، جزو یکی از پرطرفدارترین و در عین حال چالش برانگیز ترین بخش های موسسه است.دلیل پرطرفدار بودن این بخش ثابت بودن دریافتی های ماهیانه است که سبب میگردد موسسه نسبت به یک ماه آینده خود یک نقشه راه مشخصی را تبیین نماید. اما دلیل چالش برانگیز بودن این بخش ثبت معوقات و پیگیری پرداخت هاست. که وجود یک نرم افزار مدیریت مستمری این بخش، کمک شایانی به بهره وری بیشتر موسسه میشود. اما نرم افزار مدیریت مستمری خیریه چه ویژگی هایی را باید داشته باشد:
شعب خیریه ها همان بخشی است که بی توجهی به آن و عدم پایش دقیق عملکرد آنها سبب عدم پیشرفت موسسه در بخش های مختلف میشود و توجه به آن و پایش وضعیت درآمدی و عملکردی آنها سبب پیشرفت روز افزون موسسه میگردد. وجود یک نرم افزار مدیریت شعب خیریه، همان روشی است که میتوانید این پایش و کنترل را به شکلی دقیق و لحظه به لحظه انجام دهید. اما چه ویژگی هایی در نرم افزار مدیریت شعب باید وجود داشته باشد تا شما را مجاب به استفاده از آن کند:
همه ی این سیستم ها را نیاز دارید؟
اگر پاسخ شما به این سوال بله است باید بگوییم نرم افزار خیریه ای که تمام این ویژگی ها را به شما ارائه دهد، ساخته شده. نرم افزاری که اطلاعات نیکوکاران، قبوض کمک، سفارشات صندوق صدقات و تاج گل و بنر و استند را به همراه اطلاعات کامل و دقیق از مددجویان را به همراه تعهداتشان، بصورت تجمیع شده در اختیار شما قرار میدهد. میتوانید نیکوکارانتان را ثبت کنید و برای کمک هایشان قبض صادر کنید و یا تعهداتشان را پیگیری نمایید. برایشان صندوق صدقات تخصیص دهید و ماموریت ثبت کنید و تمام فرآیند های موسسه خود را به این نرم افزار خیربه بسپارید.
با سلام
یکی از مشکلات خیریه ما در زمینه عدم تجمیع اطلاعات است.بطوری که ما را در مدیریت خیریه دچار مشکل کرده است.افزونگی داده و عدم وجود نظام ساختار اداری مشکلی است که ادامه فعالیت را برای موسسه ما سخت کرده است در این زمینه چه پیشنهاداتی دارید؟
سلام
خدمت این دوست عزیز باید عرض کنم که مدیریت خیریه بروش سنتی چالشی است برای تمام موسسات خیریه ای که بصورت مکانیزه مدیریت نمیشوند. تنها راه رفع این مسئله مکانیزه سازی خیریه است.
برای مکانیزه سازی خیریه ها راه چاره استفاده از نرم افزار های خیریه است. که به دو روش میتوانید از آنها بهره مند شوید. یکی نوشتن یک نرم افزار اختصاصی خیریه و دیگری استفاده از نرم افزار های خیریه موجود است.
به شخصه سفارش یک نرم افزار اختصاصی را پیشنهاد نمیکنم چون این در اصل از نو اختراع کردن چرخ است. زمانی که یک نرم افزار خیریه به منظور مدیریت موسسات خیریه ساخته شده که موسسات خیریه فراوانی از آن استفاده میکنند و برای آنها رضایت بخش است، استفاده از یک نرم افزار سفارشی کاری اشتباه است.
نرم افزار خیریه آرشیت یکی از آن دسته از نرم افزار هاست که بنده به واسطه سابقه فعالیتم در موسسات خیریه دیدم و جدا از کاربردی بودن آن، عملکرد تخصصی در خیریه ها را نمیتوان نادیده گرفت.
بطور کلی بهترین راه برای مکانیزه سازی خیریه استفاده از پورتال آرشیت است.
مدیریت موسسات خیریه با رویکرد مکانیزه، نیازمند استفاده از چه سامانه هایی است؟
نقطه اشتراک تمام موسسات خیریه، نیکوکاران آنهاست. نیکوکاران درتمام موسسات خیریه رکن اصلی در درآمدزایی هستند و سرمایه گذاری روی جذب حداکثری نیکوکاران به معنای سرمایه گذاری روی تقویت مهمترین رکن درآمدزایی موسسه است. بعبارت دیگر ثبت اطلاعات کامل نیکوکاران و توانایی های آنها سبب ارتباطی تنگاتنگ و دوسویه خیریه با نیکوکار میگردد. اما سامانه مدیریت نیکوکاران باید چه ویژگی هایی را دارا باشد:
آنچه موسسات خیریه باید به آن توجه فراوانی داشته باشند، ثبت دریافتی های موسسه خیریه از محل وجوهات نیکوکاران است که اهمیت آن هنگام دریافت بیلان های مالی و نمودار های درآمدی موسسه کاملا مشخص میگردد. از طرفی دریافت وجوهات بدون ایجاد سند مالی برای آنها سبب ایجاد تعارض و اختلاف در ترامه های موسسه خیریه میگردد. پس آنچه باید به آن توجه نمود آن است که ثبت اسناد مالی در موسسه به منظور جلوگیری از وقوع تعت مالی از اقدامات لازم برای موسسات خیریه است. اما نرم افزار قبوض خیریه باید دارای چه ویژگی هایی باشد:
3.سامانه مدیریت صندوق صدقات:
یکی از بخش های مهم و حیاتی در برخی از موسسات خیریه، بخش صندوق صدقات است. این بخش در موسسات یکی از پردرآمد ترین و پر بازده ترین بخش هاست که سبب میشود علاوه بر جمع آوری مالی از نیکوکاران، یک مسیر تبلیغاتی نیز برای موسسه باشد که با تبلیغات در سطح محلات سبب افزایش نیکوکاران موسسه و در نتیجه افزایش بازدهی موسسه میگردد. به همین منظور وجود یک نرم افزار صندوق صدقات برای سیستماتیک کردن رویه های مربوط به سفارش صندوق صدقات خیریه، جزو موماتی است که چشم پوشی از آن عواقب جبران ناپذیری برای موسسات خیریه خواهد داشت. اما برای انتخاب یک نرم افزار صندوق صدقات خوب باید به چه نکاتی توجه نمود:
سفارش تاج گل، بنر و استند برای مراسمات شادی و یا ترحیم، از جمله مواردیست که تقریبا در اکثر مراسمات وجود دارد. اما برخی از نیکوکاران به جای سفارش این تاج گل ها یا بنر ها به مجموعه های متولی این امر، به خیریه ها این سفارش را میدهند که سبب جمع آوری مالی از این طریق میگردد. اما عدم هماهنگی بخش های مختلف موسسه در اجرای درخواست های نیکوکاران سبب بروز مشکلات در بخش تاج گل خیریه میگردد. پس استفاده از نرم افزار تاج گل خیریه، ضروری و حیاتیست. اما نرم افزار مدیریت تاج گل باید چه ویژگی هایی را داشته باشد:
بخش مددکاری موسسات خیریه جزو آن دسته از قسمت هایی است که همواره نیاز به پایش و کنترل دقیق دارد. این بخش تقریبا در تمام موسسات خیریه وجود دارد و مدیریت این بخش همواره یکی از چالش برانگیزترین قسمت های یک موسسه خیریه است. اما واگذاری این بخش به یک نرم افزار مددکاری پرقدرت، سبب افزایش چشمگیر و روزافزون سرعت فرآیند های اجرایی بخش مددکاری خیریه میگردد. اما چه ویژگی هایی این افزایش سرعت را رقم میزند:
دریافت مبالغ ماهیانه کمک بصورت مداوم از نیکوکاران در سرفصل های کمک عام به موسسه یا کمک خاص به مددجو، جزو یکی از پرطرفدارترین و در عین حال چالش برانگیز ترین بخش های موسسه است.دلیل پرطرفدار بودن این بخش ثابت بودن دریافتی های ماهیانه است که سبب میگردد موسسه نسبت به یک ماه آینده خود یک نقشه راه مشخصی را تبیین نماید. اما دلیل چالش برانگیز بودن این بخش ثبت معوقات و پیگیری پرداخت هاست. که وجود یک نرم افزار مدیریت مستمری این بخش، کمک شایانی به بهره وری بیشتر موسسه میشود. اما نرم افزار مدیریت مستمری خیریه چه ویژگی هایی را باید داشته باشد:
شعب خیریه ها همان بخشی است که بی توجهی به آن و عدم پایش دقیق عملکرد آنها سبب عدم پیشرفت موسسه در بخش های مختلف میشود و توجه به آن و پایش وضعیت درآمدی و عملکردی آنها سبب پیشرفت روز افزون موسسه میگردد. وجود یک نرم افزار مدیریت شعب خیریه، همان روشی است که میتوانید این پایش و کنترل را به شکلی دقیق و لحظه به لحظه انجام دهید. اما چه ویژگی هایی در نرم افزار مدیریت شعب باید وجود داشته باشد تا شما را مجاب به استفاده از آن کند:
همه ی این سیستم ها را نیاز دارید؟
اگر پاسخ شما به این سوال بله است باید بگوییم نرم افزار خیریه ای که تمام این ویژگی ها را به شما ارائه دهد، ساخته شده. نرم افزاری که اطلاعات نیکوکاران، قبوض کمک، سفارشات صندوق صدقات و تاج گل و بنر و استند را به همراه اطلاعات کامل و دقیق از مددجویان را به همراه تعهداتشان، بصورت تجمیع شده در اختیار شما قرار میدهد. میتوانید نیکوکارانتان را ثبت کنید و برای کمک هایشان قبض صادر کنید و یا تعهداتشان را پیگیری نمایید. برایشان صندوق صدقات تخصیص دهید و ماموریت ثبت کنید و تمام فرآیند های موسسه خود را به این نرم افزار خیربه بسپارید.
چالش های کنونی موسسات خیریه
1.اعتمادسازی:
اولین چالشی که هر موسسه خیریه ای با آن روبرو میشود، اعتماد سازیست. اعتماد، همان حلقه مفقوده موسسات خیریه در کارزار موسسات خیریه است که نبود آن، به راحتی یک موسسه خیریه را به نابودی میکشاند. اما این حلقه، آنقدر هم مفقوده نیست. بلکه هر موسسه خیریه ای با اقداماتی ساده میتوانند این اعتماد را در سطح جامعه بدست آورند. این اقدامات باید در راستای شفاف سازی مالی موسسه خیریه باشد تا بتوان اعتماد را بین جامعه و موسسه خیریه ایجاد نمود.
2.شفاف سازی:
همانطور که گفته شد چالش اصلی یک موسسه خیریه که از بدو تاسیس با آن روبروست، اعتماد است و لازمه اعتمادسازی نیز، شفاف سازی خیریه است. اما شفاف سازی به تنهایی یک چالش برای موسسات خیریه است. اما فائق آمدن بر این چالش، بسیار بر روند فعالیت های موسسه تاثیر گذار است.اما یک موسسه خیریه برای شفاف سازی باید چه استانداردهایی را رعایت نماید:
حتی اگر هزار تومان وارد خیریه شما شد، باید اطلاعات کامل واریزی را شامل تاریخ، منبع واریز، شناسه واریز، سرفصل واریز و . به شکل کامل مشخص باشد.
همانند همان مطلبی که پیرامون منابع درآمدی گفته شد باید تمام اطلاعات پرداخت شما مشخص باشد.این اطلاعات نیز شامل تاریخ پرداخت، محل خرج‌کرد، شناسه پرداخت، سرفصل پرداخت و. به شکل کامل مشخص باشد.
باید از همه چیز گزارش بگیرید. چه از درآمد ها و چه از خرج‌کرد. باید بتوانید تمام واریزی ها و پرداختی های خیریه خود را با هر نوع فیلتری که میخواهید، گزارشگیری کنید.
3.گزارش گیری:
اگر بخواهید از فعالیت های موسسه خود گزارش گیری کنید، باید با هر عنوانی و با هرنوع فیلتری که میخواهید، گزارشگیری را انجام دهید.باید بتوانید تمام موسسه خود را به اصطلاح شخم بزنید. نباید هیچ کدام از قسمت های خیریه از دید شما پنهان شود. اما اینکار چندان راحت نیست.بلکه پیش نیازهایی را لازم دارد که در ادامه به آنها میپردازیم:
باید تمام اطلاعات خیریه را دقیق و درست و بصورت کامل وارد نمایید. اینکار اولین پیش نیاز یک گزارش گیری همه جانبه و کاربردیست.
بخش های مختلف خیریه ها با هم در ارتباط اند و گزارش گیری از بعضی آیتم ها در خیریه ها، نیازمند داده های چند قسمت مختلف است. که این امر فقط با تجمیع اطلاعات حاصل میگردد.
حتی اگر بتوانید اطلاعاتتان را تجمیع نمایید و اطلاعات درستی را وارد کنید، بازهم برای گزارش گیری از بخش های مختلف خیریه نیاز به یک سیستم گزارش گیری دارید.در حال حاضر مرسوم ترین سیستم گزارش گیری، نرم افزار های تحت وب خیریه است.
4.تجمیع اطلاعات:
همانطور که بیان شد، لازمه گزارش گیری، تجمیع اطلاعات است. اما چگونه میتوان این تجمیع اطلاعات را انجام داد؟ در جواب باید گفت در حال حاضر بهترین راه استفاده از تکنولوژی های روز است. یکی از روش های کاربردی تجمیع اطلاعات و مکانیزه سازی خیریه استفاده از نرم افزار های خیریه است و بهترین نرم افزار های خیریه نرم افزار های تحت وب موسسات نیکوکاری است.
در حال حاضر رویکرد های مدیریت موسسات نیکوکاری به دو دسته مکانیزه و سنتی تقسیم می شود. به‌عبارتی مؤسسات نیکوکاری ای هستند که همچنان به‌صورت سنتی و محلی اداره میشوند و مؤسساتی هستند که فعالیت و حوزه گسترده‌تری دارند و ترجیح می دهند به‌صورت مکانیزه، مؤسسات خود را مدیریت کنند. اما مؤلفه‌هایی که این دو رویکرد مدیریتی را متفاوت می کنند چه چیزهایی است و چه عواملی باعث میشود که یک مؤسسه نیاز به مکانیزه‌سازی را درک کنند؟
۱. حوزه نیکوکاری:
ارتباط با تعداد گسترده‌تری از جامعه نیکوکاران و جذب آنها از سراسر کشور بزرگ‌ترین عاملی است که یک مؤسسه را به سمت درآمد بیشتر سوق می دهد. بنابراین راهکارهای جذب و حفظ نیکوکاران از مؤلفه‌های حرکت به سمت مکانیزه‌سازی خیریه بشمار می رود، در موسساتی که رویه فعالیت آنها با رویکرد مکانیزه پیش میرود ارتباط میان نیکوکار و موسسه حتی برای نیکوکارانی که بصورت موردی اقدام به پرداخت کمک میکنند، قطع نمیشود و برای آنها پنل کاربری ایجاد میشود تا هر زمانی که قصد پرداخت کمک هایشان را داشتند، به سهولت اقدام به پرداخت مبالغ کمک خود کنند.
تحقیقات اخیر در ایستم خیریه های دنیا نشان داده، نیکوکاران جذب مؤسساتی میشوند که بتوانند ارتباطی تعاملی و دوسویه با آنها برقرار کنند. در مؤسسات خیریه با رویکرد مکانیزه ارتباط با نیکوکاران از طریق پیامک‌های تشکر، تبریک مناسبت‌ها و تولدها، نظرسنجی، صدور قبض‌ها و تماس‌های تلفنی دوره ای حفظ میشود. همچنین شفافیت حاصل از مکانیزه‌سازی خیریه باعث ایجاد اعتماد در نیکوکاران میشود که عاملی دیگر در وفاداری و پرداخت بیشتر وجوهات کمک به موسسه است. سیستم نظرسنجی از نیکوکاران که به‌صورت مکانیزه و بسیار آسان صورت میگیرد، حس تعامل و تاثیر داشتن را در نیکوکاران تقویت میکند چراکه هر نیکوکار می‌داند با ارائه نقطه نظرات خود میتواند در روال فعالیت ها و پیشرفت مؤسسه نقش مهمی ایفا کند.
سهولت در پرداخت و کمک‌های نقدی و غیرنقدی نیز یکی دیگر از تفاوت‌های مؤسسات سنتی و مؤسسات مکانیزه است. پرداخت مبالغ کمک در مؤسسات سنتی تنها از طریق پرداخت حضوری و یا شماره حساب افراد صورت میپذیرد، که این خود عاملی بازدارنده در افزایش درآمد موسسه است. اما در مؤسسات مکانیزه، اپلیکیشن ها و درگاه‌های پرداخت آنلاین این امر را بسیار ساده نموده اند و درآمد موسسه را به شکل قابل توجهی افزایش داده اند.
برای مثال یک نیکوکار برای کمک میتواند از درگاه‌های پرداخت بر روی وبسایت یا درگاه پرداخت اختصاصی نرم افزار خیریه و یا اپلیکیشن اختصاصی استفاده کند که در این صورت وجه مستقیماً و بدون واسطه به حساب مؤسسه واریز میشود.
اپلیکیشن موبایلی اختصاصی برای مؤسسات نیکوکاری علاوه بر امکان پرداخت، امکاناتی اعم از پروفایل کاربری، یادآوری زمان پرداخت، جمع‌آوری کمک‌ها، واکشی گزارشات دقیق و اخبار روز خیریه را نیز به نیکوکاران ارائه میدهد. (برای مشاهده نمونه ای از اپلیکیشن موبایلی خیریه ها روی این لینک کلیک کنید)
یکی دیگر از نرم افزار‌های خیریه بسیار مؤثر در درآمدزایی مؤسسات مکانیزه اپلیکیشن مامور و نرم افزار صندوق صدقات است.
توزیع و جمع‌آوری صندوق‌های صدقات در مؤسسات سنتی یکی از بخش‌های هزینه‌بر است که نیاز به نیروی انسانی زیاد و مدیریت و پایش بسیار دقیق دارد اما در مؤسسات مکانیزه این بخش بر‌عهده سیستم های مدیریت صندوق های صدقات است و سرعت، سهولت، شفافیت و درعین‌حال درآمد بسیار بالایی را عاید مؤسسات نیکوکاری می کند و نیاز به هزینه و نیروی انسانی زیاد هم از بین میرود.(اطلاعات بیشتر درباره اپلیکیشن را اینجا بخوانید).
2. حوزه مددکاری:
یکی از پرتنش‌ترین و حساس‌ترین بخش‌های مؤسسات نیکوکاری بخش مددکاری است. چرا که تعامل با مددجویان، تخصیص مستمری بر اساس وضعیت به‌روز شده آنها و کنترل پرونده‌ها و اطلاعات حاصل از آنها نیازمند سرعت و محاسبات دقیقی است که میتوان گفت از عهده یک موسسه با رویکرد سنتی خارج است. در مؤسسات مکانیزه پایش وضعیت خانوار و تعیین میزان مستمری بر اساس فیلترهای ازقبل‌تعیین‌شده مثل سن فرزندان، جنسیت فرزندان، وضعیت تحصیلی آنها صورت میگیرد و همچنین پرداخت‌های ماهانه در موعدهای مقرر به‌صورت سیستماتیک انجام میشود و با بهره‌مندی از هوش مصنوعی ارزیابی وضعیت خانوار به دقیق‌ترین شکل انجام می شود.
3. مدیریت داخلی:
از گذشته تاکنون مدیریت مؤسسات نیکوکاری به دلیل ماهیت داوطلبانه بودن، کاری پرحاشیه و واقعاً چالش‌برانگیز بوده است. چراکه هر فردی در مؤسسه نظریه و ایده ای برای هزینه‌ها، درآمدها،کنترل امور و . دارد و بسیار شاهد اختلاف نظرات مدیریتی در تصمیم گیری های سطح کلان موسسه بوده ایم. مشکلاتی از این دست، همواره با افزایش گستره فعالیت های یک موسسه بیشتر میشود و با تغییر مدیران و حتی گاهی کارمندان ساختار موسسه نیز دستخوش تغییرات می شود. بنابراین، این چالش‌ها خود مؤلفه‌ای دیگر برای میل به مکانیزه‌سازی خیریه است. چراکه در مکانیزه‌سازی خیریه، قوانین بر اساس اصول و خط‌مشی های موسسه شکل میگیرد و امور به صورت کاملا برنامه ریزی شده و دقیق انجام می گیرد و به عبارتی اعمال نظر شخصی در انجام امور،تخصیص وظایف و حتی ارائه گزارشات و میزان کمک به مددجویان از بین می رود. همچنین علی‌رغم یکپارچگی و هماهنگی میان بخش های مختلف، هر بخش به‌صورت کاملاً مستقل فعالیت میکند و نظارت بر عملکرد تمامی بخش ها توسط مدیریت امکان پذیر است.
علاوه بر بخش های مختلف، یکپارچگی و هماهنگی میان شعب مختلف مؤسسه نیز در مکانیزه‌سازی خیریه به‌راحتی ممکن است،(برای مطالعه بیشتر در این مورد به اینجا بروید) گزارش گیری و به بیان دقیق‌تر گزارشگیری صادقانه و سریع از کارمندان یکی از چالش‌های مدیریتی محسوب میشود، اما در مؤسسات مکانیزه این گزارش‌ها تنها در عرض چند دقیقه و با فرمت های متفاوت و درعین حال بسیار دقیق صورت می گیرد.
تخصیص وظایف و نظم حاکم در موسسات نیکوکاری نظارت بر امور را برای مدیران راحت تر می کند هرچند که در مؤسسات مکانیزه مدیر تنها از طریق یک سیستم میتواند عملکرد تمامی بخش‌ها را رصد کند و نقاط ضعف و قوت مؤسسه را بررسی کند، درحالی‌که در مؤسسات سنتی این امر تنها با نظارت‌های حضوری و جلسات مکرر و زمانبر ممکن می شود. به طور خلاصه فعالیت با رویکرد مکانیزه نیاز به نیروی انسانی و هدر رفت زمان و انرژی را به حداقل می‌رساند.
4. درآمدزایی:
عامل دوام مؤسسات نیکوکاری درآمد آنهاست. به عبارتی مؤسساتی میتوانند پایدار بمانند که بتوانند نیکوکاران وفادارتر و بیشتر را به خود جذب نمایند. اما آیا دستیابی به این مؤلفه ساده است؟
درآمدزایی مؤسسات نیکوکاری آن‌هم در شرایط بحرانی این روزها نیازمند عوامل زیادی همچون شفاف‌سازی، گسترش دامنه معرفی و ارتباط، جذب نیکوکاران، به‌روز بودن و ساده‌سازی راه‌های ارتباطی برای نیکوکاران میباشد.
شاخص بودن به این معنا که در حوزه فعالیتی شما افراد شما را بشناسند و برای کمک، شما را به دیگران ترجیح بدهند. دستیابی به تک‌تک این عوامل نیازمند پیمودن مسیری است که قطعاً به شیوه‌های سنتی امکان‌پذیر نیست. چراکه تمامی این عوامل مواردی هستند که مشخصاً نیاز به بهره‌وری از تکنولوژی‌ها و امکانات به‌روز دارند. برای مثال شما تنها با داشتن یک وبسایت اطلاع‌رسانی خیریه نمی‌توانید شفاف‌سازی کنید و اعتماد نیکوکاران را به خود جلب کنید و یا از طریق بارگذاری یکسری عکس و اخبار نمی‌توانید یک مؤسسه شاخص و بنام در سطح کشور باشید.به طور خلاصه همان‌طورکه در مؤلفه‌های قبل ذکر شد، بهره‌مندی از هوش مصنوعی و تکنولوژی‌های به‌روز امکاناتی را در اختیار مؤسسات و نیکوکاران قرار میدهند که امکان دستیابی به این موارد را میسر میکند و به تدریج هر یک از این موارد تبدیل به استانداردهایی میشوند که میتوانند بقای یک مؤسسه سنتی را به خطر بیندازند.
روش های نوین مدیریت نیکوکاران:
نیکوکار، مهمترین رکن یک موسسه نیکوکاری است و ضعف مدیریتی در این بخش حساس سبب اخلال در عملکرد موسسه میگردد. پس باید برای مقابله با ضعف مدیریتی در این بخش از روش هایی استفاده نماییم که از طرفی سبب جذب نیکوکاران جدید شود و از طرف دیگر به حفظ نیکوکاران فعلی نیز کمک نماید.
اما برای یافتن بهترین سیستم مدیریت نیکوکاری، نیاز داریم نیازهای یک موسسه نیکوکاری را در زمینه مدیریت نیکوکاران بدانیم. در ادامه به این نیاز ها میپردازیم:
پس میتوان گفت مهمترین عامل در انتخاب یک سیستم مدیریت نیکوکاری را ارزش گذاری سیستم بر نیکوکار دانست که باید سبب افزایش تعامل موسسه با نیکوکار شده و همچنین باعث افزایش سطح اعتماد عمومی به موسسه گردد.
سیستم مدیریت نیکوکاری چیست؟
سیستم های مدیریت نیکوکاری به منظور تسهیل فرآیندهای درون موسسه ای بوجود آمده اند و به کمک آنها میتوان تمام رویه های موجود در یک موسسه نیکوکاری را به شکلی دقیق و درست انجام داد و در نتیجه در هزبنه های مالی و زمانی یک موسسه نیکوکاری نهایت صرفه جویی را انجام داد.
پس میتوان گفت سیستم های مدیریت نیکوکاری به منظور افزایش بهره وری و کارایی موسسات نیکوکاری و سازمان های مردم نهاد ایجاد شده است و نتیجه استفاده از این سیستم ها توسط موسسات نیکوکاری، قطعا افزایش درآمد و کاهش هزینه هاست.
ویژگی های یک سیستم مدیریت نیکوکاری چیست؟
این سیستم ها باید در یک کلام "کار موسسه شما را راحت کنند". به این معنا که موسسه نیکوکاری شما نباید در استفاده از نرم افزار دچار سختی شود و این مهمترین معیار سنجش یک سیستم مدیریت نیکوکاریست.
اما این سیستم ها باید دارای ویژگی های منحصر به فردی نیز باشند، که در ادامه به انها اشاره مینماییم:
1.قابلیت دریافت اطلاعات کامل نیکوکاران شامل: نام، نام خانوادگی، شماره همراه، آدرس طبقه بندی شده و. را داشته باشد.
2.این امکان را به موسسه بدهد تا بتوان از مهارت های یک نیکوکار نیز بهره برد. زیرا تمام آنچه یک نیکوکار در حق یک موسسه میتواند انجام دهد به شکل مالی نیست و میتواند در زمینه هایی که درآن تخصص دارد نیز به موسسه کمک کند.
3.امکان گزارشگیری دقیق و درست از نیکوکاران بر اساس نام، شناسه، جنسیت، زمینه تخصصی و.
4.وجود یک امکان برای نیکوکاران، تا بتوانند از سیستم استفاده کنند و سوابق کمک های خود را ببینند.
1.امکان ثبت تمام جزئیات مددجویان از قبیل اطلاعات شناسنامه ای، اطلاعات محل ست و اطلاعات حسابهای بانکی به منظور ارائه هرچه بهتر خدمات
2.امکان ثبت مددجویان به شکل خانوادگی
3.امکان تعریف محدودیت در ارائه خدمات برای مددجوبان به شکل خانوادگی و فردی
4.امکان درج خدمات خاص، مانند دانشجویی، دانش آموزی، اعطای وام و تسهیلات به مددجویان
5.امکان دریافت گزارش از مددجویان و خدمات ارائه شده به آنها
1.امکان تعریف صندوق های صدقات در انواع مورد نظر و با تعداد مشخص و با قابلیت سریال دهی سیستمی با استفاده از استاندارد های موسسه
2.امکان تخصیص صندوق های ایجاد شده به نیکوکاران ثبت شده در سیستم و اطلاع رسانی عملیات تخصیص به نیکوکار
3.امکان ثبت ماموریت های تکی در عناوین متفاوت از قبیل نصب، تخلیه و بازدید
4. امکان پیگیری نتایج ماموریت های صندوق صدقات
5.امکان صدور خودکار ماموریت ها بر اساس تاریخ نصب و دوره تخلیه و همچنین بر اساس آدرس های طبقه بندی شده
جمع بندی
اگر بخواهیم از تمام آنچه در باالا بیان نمودیم خلاصه ای بیان کنیم بی شک باید بگوییم سیستم مدیریت نیکوکاری باید سرعت انجام فرآیند های خیریه شما را بهبود ببخشید و لازمه یافتن این سیستم مدیریت نیکوکاری تحقیق و یافتن بهترین گزینه است.
آنچه سیستم مدیریت خیریه برای موسسه خیریه شما به ارمغان می آورد؟
درآمد:
شاید مهمترین هدف یک موسسه خیریه، افزایش درآمد به منظور گسترش فعالیت ها و مددجویان است و سیستم های مدیریت خیریه این امکان را به موسسات خیریه میدهد تا بتوانند با استفاده از شفاف سازی ساختار درآمدی خیریه و سیستم خرج‌کرد خیریه خود، و در نتیجه شفاف سازی چارچوب مالی موسسه خیریه، سبب درآمدزایی خیریه شود. اما سوال اینجاست که شفاف سازی خیریه چگونه سبب افزایش درآمد خیریه میگردد؟
شفاف سازی خیریه ها میتواند به طرق مختلفی به درآمدزایی خیریه کمک نماید. در ادامه میخواهیم به این موارد اشاره نماییم:
مدیریت فرآیندها:
اگر موسسه خیریه برای انجام فرآیند های خود دارای قالب و سلسله مراتبی نباشد، زمانی که تعداد اطلاعات ورودی زیاد میشود، یا دچار افزونگی اطلاعات میگردد یا یک سری از اطلاعات را از دست میدهد و یک سیستم مدیریت خیریه میتواند از هردو مورد جلوگیری نماید. اگر فرآیند های یک موسسه خیریه درون یک قالب قرار گیرد و آن قالب یک سیستم مدیریت خیریه ها باشد سبب میگردد موسسه خیریه درست و دقیق فرآیند های خود را مدیریت نماید.
چگونه نیکوکاران به کمک به موسسه خود ترغیب کنیم؟
نکته ای که همواره باید به آن توجه نمود این است که نیکوکاران همیشه از اینکه به انها توجه شود ، خوشحال میشوند و با رضایت بیشتری به شما کمک میکنند. پس تکریم نیکوکار و ارزش قائل شدن برای کمک های وی میتواند یکی از عواملی باشد که یک نیکوکار را برای کمک به خیریه شما کمک نماید. اما سوال اینجاست که چگونه میتوانیم رضایت نیکوکاران جلب نماییم:
اما پس از ذکر تمام موارد فوق یک سوال در ذهن هر فردی ایجاد میشود. چگونه باید تمام اینکار ها را انجام دهیم؟ چگونه برای همه ی نیکوکارانمان پیامک ارسال کنیم؟ چگونه میتوان آنها را با نام و نام خانوادگیشان از طریق پیامک به مراسمی دعوت کرد؟ چگونه لیست کمک های آنان را به آنها نشان دهیم؟ و سوال مهمتر اینکه چگونه برای تمام فرآیند های مربوط به آنان پیامک برایشان ارسال نماییم؟
جواب تمام این سوالات در یک مفهوم گنجانده شده است و آن استفاده از سیستم های مدیریت نیکوکاری است.
سیستم مدیریت نیکوکاری به موسسه شما کمک میکنند تا بتوانید به راحتی به جمع کثیری از نیکوکارانتان پیامک هایی با نام و نام خانوادگی خودشان ارسال کنید. با استفاده از سیستم مدیریت نیکوکاران میتوانید به راحتی فرآیند هایی مانند درج نیکوکار، ثبت قبوض نیکوکاری، اصلاح قبوض و . را بدون دردسر و دخالت انسانی ارسال نمایید.
بطور خلاصه لازمه جذب نیکوکار، استفاده از سیستم های مدیریت نیکوکاران است. سیستم های مدیریت نیکوکاری به شما اجازه میده با نیکوکاران خود در ارتباط باشید. این ارتباط دوسویه ایجاد شده توسط سیستم های مدیریت نیکوکاری به خیریه شما کمک میکند به راحتی نیکوکاران خود را برای کمک بیشتر ترغیب نمایید. علاوه بر ارتباط با نیکوکاران یک دلیل دیگری که شما را برای استفاده از یک سیستم مدیریت نیکوکاری مجاب میکند، ایجاد یک بانک جامع از نیکوکارانتان است که سبب میگردد به راحتی فرآیند های مربوط به نیکوکارانتان را مدیریت نمایید.
سیستم های مدیریت خیریه چه تغییراتی در روند مدیریت خیریه ایجاد میکند؟
در تمام مطالب قبلی درباره مزیت ها و ویژگی های یک سیستم مدیریت خیریه صحبت شده است. اما نکته ای که باید به آن توجه نمود این است که با تمام این ویژگی ها، یک سیستم مدیریت خیریه چه تغییراتی را در روند مدیریت خیریه ایجاد مینماید؟ در ادامه میخواهیم این موضوع را بررسی نماییم.
برای اینکه این تغییرات را دقیق بررسی نماییم ابتدا این تغییرات را دسته بندی مینماییم:
1.تغییراتی ساختاری 2.تغییرات عملکردی 3.تغییرات مالی
ساختار مدیریتی یک موسسه شامل تمام رویه های جاری برای انجام فعالیت های روزانه خیریه است. سیستم مدیریت خیریه به موسسات خیریه این امکان را میدهد تا بتوانند تمام رویه های موجود در خیریه را به شکلی تجمیع شده جمع آوری نماید.
سیستم مدیریت خیریه به شما کمک میکند تا بتوانید تمام رویه های لازم برای یک موسسه خیریه را به شکلی هدفمند و دقیق بایگانی نموده و به خیریه کمک کند تا بتواند از تمام فرآیند های صورت گرفته گزارش گیری نمایند.
زمانی که یک موسسه خیریه بوسیله سیستم مدیریت خیریه مدیریت میگردد، بعلت افزایش سرعت در ثبت و بایگانی خدمات و اطلاعات وارد شده، بهره‌وری موسسه بالا رفته و در نتیجه با افزایش راندمان موسسه میتواند سبب پیشرفت بیش از پیش موسسه میگردد.
سیستم مدیریت خیریه به شما کمک میکند با ارزیابی دقیق از عملکرد موسسه بتوانید مسیر حرکت موسسه را به سمت پیشرفت هموار نمایید.
استفاده از سیستم مدیریت خیریه به موسسه شما کمک میکند تا اسناد مالی خود را در یک سامانه جامع مدیریت خیریه ثبت نمایید و از این اسناد مالی گزارش های دقیق و کاربردی تهیه نمایید.
رهاورد استفاده از سیستم مدیریت خیریه، شفاف سازی مالی خیریه ها است که سبب افزایش اعتماد عمومی نسبت به عملکرد خیریه میگردد.
مدیریت خیریه چگونه باید باشد؟
آنچه یک موسسه خیریه را در مسیر پیشرفت قرار میدهد مدیریت خیریه است که سبب میشود یک موسسه خیریه بتواند به راحتی راه خود را در میان دیگر موسسات خیریه بیابد و پیشرفت چشم گیری در زمینه فعالیت های خیر خواهانه داشته باشد.
مدیریت خیریه چگونه باید باشد تا بتواند این پیشرفت را برای خیریه رقم بزند؟
در یک کلام باید کاری کنید که "هیچ کاری از چشمان شما دور نماند". هرکاری را که در موسسه خیریه شما رخ میدهد نباید از چشمان شما دور بماند. این موضوع اولین و مهمترین اصل مدیریت خیریه است که به شما در مدیریت درست خیریه کمک میکند.
موسسه خیریه خود را در دید داشته باشیم؟
در جواب باید گفت که بهترین کار استفاده از سیستم مدیریت خیریه است که به شما در مدیریت خیریه کمک شایانی مینماید. این سیستم ها با گزارشات دقیق و کامل از همه قسمت های خیریه به شما در مدیریت خیریه یاری میرسانند.
همانگونه که گفته شد مهمترین اصل در مدیریت خیریه این است که بتوانید گزارش بگیرید. اما گزارش گیری از خیریه ای که تمام فعالیت های آن در سیستم های پراکنده ثبت میشود و یا بصورت سنتی بایگانی میگردد غیر ممکن است. نکته مهم این است تمام آنچه در موسسه خیریه اتفاق میفتد باید بصورت تجمیع شده قابلیت گزارش گیری داشته باشد. این تجمیع اطلاعات به مدیران خیریه کمک میکند تا بتواند مدیریت خیریه خود را بوسیله گزارش گیری های تجمیع شده و دقیق به نحو احسن انجام دهند. اما این گزارش های دقیق فقط با مکانیزه سازی خیریه انجام میگردد.
مدیریت خیریه بصورت مکانیزه مهم است؟
دلیل این امر این است که مکانیزه سازی خیریه ها این امکان را به آنها میدهد تا بتوانند به راحتی تمام فعالیت های یک خیریه را ثبت کنند و در نتیجه علاوه بر جلوگیری از وقوع خطاهای انسانی، در صورت وقوع خطا عملکرد تمام کارمندان خیریه را مورد ارزیابی قرار داد
مدیریت خیریه مهم است؟
نظام تشویق و تنبیه ههمواره در تمام سازمان ها برقرار است و وجود آن سبب دلگرمی کارمندان موسسه به انجام دقیق تر و درست وظایف محوله به آنان میگردد. رعایت اصل عدم یکسان در نظر گرفتن کارمندان در مدیریت خیریه، سبب ایجاد حس رقابت در میان کارمندان و درنتیجه پیشرفت بیش از پیش موسسه میگردد.
جمع بندی
مدیریت خیریه به دلیل محدودیت بیشتر منابع مالی همواره امری چالش برانگیز برای مدیران خیریه ها بوده است که سبب شده است بسیاری از مدیران خیریه ها در مدیریت خیریه خود به مشکلاتی برخورد کنند که راه حل جامع آنها استفاده از سیستم مدیریت خیریه است.
میدونستید خیلی از موسسات نیکوکاری دارن تمام مشارکت های مردمیشون رو از طریق الکترونیکی جمع آوری میکنن و بخش اعظمی از فرآیند هاشون رو با استفاده از نرم افزار های تحت وب انجام میدند؟
اما وقتی میگیم نرم افزار خیریه تحت وب دقیقا منظورمون چیه؟
منظور ما نرم افزاریه که نه نیاز به کامپیوتر خاصی داره نه اینکه نیاز به نصب داره.
یعنی اینکه شما با یه کامپیوتر خیییلی ساده یا حتی تبلت و گوشی تلفن همراهتون، فارغ از سیستم عامل، مکان یا زمان با سیستم کار کنید. اگر یک نرم افزار خیریه تحت وب باشه باعث میشه توی شرایط بحرانی مثل سیل، زله، یا حتی شرایط کرونا، موسسه نیکوکاری شما نه تنها تعطیل نشه، بلکه بهتر از قبل به کارش ادامه بده.
خب پس به این نتیجه میرسیم که نرم افزار تحت وب یه سر و گردن از بقیه نرم افزار ها بالاتره اما اگر اون نرم افزار نتونه برای موسستون درآمدزایی کنه به درد نمیخوره.
خب پس نرم افزار خیریه تحت وبی به درد میخوره که بتونه درآمد شما رو هم افزایش بده. خب اگر بهتون بگیم حدود 200 خیریه در سطح کشور همین الان دارند از یک نرم افزار تحت وب استفاده میکنند که به خاطر داشتن سیستم جمع سپاری مالی درآمدشون رو چندبرابر کرده چی میگید؟
پورتال آرشیت همون نرم افزار خیریه است. این نرم افزار با استفاده از سیستم حرفه ای جمع سپاری مالی برای موسسات نیکوکاری باعث میشه موسسات نیکوکاری بتونن خییییییلی راحت با تعریف کمپین، مشارکت های مردمی رو به سمت خودشون سرازیر کنند. تازه چون نرم افزار خیریه اشون تحت وب هست توی وقایع طبیعی که اخیرا اتفاق افتاد مثل سیل و زله با یه تبلت به اون مناطق مراجعه کردند و خدمات رو به خانواده های نیازمند ارائه دادند.
یه نرم افزار خیریه تحت وب دقیقا همون چیزی هست که موسسات نیکوکاری به اون احتیاج دارن و باعث میشه به راحتی آب خوردن موسسشون رو مدیریت کنند.
درباره این سایت